Özlük dosyası, bir işletmenin insan kaynakları süreçlerinin temel taşlarından biridir. İşletmeler, çalışanlarının işe girişinden itibaren tüm özlük bilgilerini düzenli bir şekilde takip etmek ve saklamak zorundadır. Bu bilgiler sigorta işlemleri ve vergi ödemeleri gibi süreçlerin sorunsuz ilerlemesini sağlar. Bu nedenle personel özlük dosyasının doğru ve güncel tutulması büyük önem taşır. İnsan kaynaklarının kritik görevlerinden biri olan özlük dosyası, her çalışan için iş hayatı boyunca saklanır.
İçerik Tablosu
Özlük Dosyası
Özlük dosyası, bir işletmenin insan kaynakları süreçlerinin temel taşlarından biridir. İşletmeler, çalışanlarının işe girişinden itibaren tüm özlük bilgilerini düzenli bir şekilde takip etmek ve saklamak zorundadır. Bu bilgiler sigorta işlemleri ve vergi ödemeleri gibi süreçlerin sorunsuz ilerlemesini sağlar. Bu nedenle personel özlük dosyasının doğru ve güncel tutulması büyük önem taşır. İnsan kaynaklarının kritik görevlerinden biri olan özlük dosyası, her çalışan için iş hayatı boyunca saklanır.
Personel Özlük Dosyası Nedir?
Personel özlük dosyası, bir çalışanla ilgili tüm kişisel ve iş bilgilerini içeren, işveren tarafından tutulan resmi bir dosyadır. Dosyanın içeriği, çalışanın kişisel bilgileri, işe başlama tarihi, iş tanımı, maaş bilgileri, performans değerlendirmeleri gibi geniş bir yelpazeye yayılır. Çalışanın işe girişte sunduğu belgeler ve iş süresince oluşan tüm kayıtlar, özlük dosyasında yer alır. Özlük dosyası, işyerinde düzenin sağlanmasına yardımcı olurken, işverenin çalışanlarına karşı olan yükümlülüklerini yerine getirdiğinin bir kanıtı olarak da işlev görür.
Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?
Özlük dosyasının hazırlanması sürecinde önemli olan içeriğin eksiksiz olmasıdır. Dosyada bulunması gereken zorunlu formlar dışında, dosyanın belirli bir formatta tutulma zorunluluğu yoktur. Şirketler kendi ihtiyaçlarına ve tercihlerine göre farklı şekil ve formatlarda özlük dosyaları hazırlayabilirler. Çalışana ait çeşitli belgelerin toplanması ve düzenlenmesini içerir.
Özlük Dosyası Evrakları Nelerdir?
Özlük dosyasında bulunması gereken başlıca evraklar şunlardır:
- Çalışanın kişisel bilgileri, eğitim durumu, iş deneyimi ve referansları gibi temel bilgiler toplanır.
- Bazı şirketler erkek çalışanlar için askerlik belgelerini de ek olarak isteyebilir.
- Kimlik fotokopisi, ikametgah, adli sicil kaydı gibi yasal belgeler temin edilir.
- İş sözleşmesi, iş tanımı ve işe giriş bildirgesi gibi işe ilişkin belgeler hazırlanır.
- Her ay düzenlenen maaş bordroları özlük dosyasında düzenli olarak güncellenir.
- Çalışanların performans değerlendirme raporları özlük dosyasında yer almalıdır.
- Sağlık durumu ile ilgili raporlar dosyaya eklenir.
Personel Özlük Dosyasını Kim Hazırlar?
Personel özlük dosyaları insan kaynakları departmanı tarafından yönetilir. İlgili departman, işe yeni başlayan çalışandan, şirketin politikalarına ve faaliyet alanına uygun belirli belgeleri teslim etmesini ister. Küçük işletmelerde bu görev, işletme sahibinin veya yöneticinin sorumluluğunda olabilir. İnsan kaynakları uzmanları, özlük dosyalarının doğru ve eksiksiz bir şekilde tutulmasından sorumludur.
Personel Özlük Dosyası Bulundurmak Zorunlu mudur?
İşverenler İşçi Kanunu’na göre her çalışanları için ayrı ayrı özlük dosyası bulundurmak zorundadır. Özlük dosyası bulundurmayan işverenler, yasal yaptırımlarla karşı karşıya kalabilirler. Olası yasal anlaşmazlıklarda önemli bir belge olarak kabul edilir, İşçi Mahkemeleri tarafından şirketten talep edilir.
Personel Özlük Dosyası Örneği
Bir personel özlük dosyasının içeriği temelde aynıdır. Kimlik bilgileri bölümünde çalışanın adı, soyadı, doğum tarihi ve T.C. kimlik numarası bulunur. İletişim bilgileri kısmında adres, telefon numarası ve e-posta adresi yer alır. Eğitim bilgileri bölümünde mezun olunan okullar ve alınan diplomalar belirtilir. İş deneyimi kısmında önceki iş yerlerine dair görev tanımları detaylandırılır. Yasal belgeler arasında kimlik fotokopisi ve adli sicil kaydı yer alır. İş sözleşmesi bölümünde işe giriş tarihi, görev tanımı ve maaş bilgileri bulunur. Performans değerlendirmeleri kısmında yıllık performans raporları, izin kayıtları bölümünde ise yıllık izinler ve rapor izinleri kaydedilir.
Özlük Dosyasının Saklanma Süresi Ne Kadardır?
Özlük dosyalarının saklanma süresine dair açık bir yasal düzenleme bulunmaz. Ancak özlük dosyasındaki belgeler hem sayı hem de içerik bakımından çeşitlilik gösterdiğinden, bazı belgelerin saklanma süreleri farklılık arz edebilir. Örneğin, ücret hesap pusulaları 5 yıl süreyle saklanmalıdır. Bunun yanı sıra, iş kazası raporları ve bu kazalarla ilgili belgeler de, iş kazasının meydana geldiği tarihten itibaren 10 yıl süreyle arşivlerde muhafaza edilmelidir. Aynı şekilde kanserojen ve mutajen maddelerle çalışan işçilerin sağlık raporları da 40 yıl süreyle korunmalıdır.
Özlük Dosyası Tutmamanın Cezası Nedir?
Özlük dosyası tutmamanın cezası, ilgili mevzuatlar çerçevesinde ayarlanır. İşverenler, özlük dosyası tutmama veya eksik tutma durumunda idari para cezası ile karşı karşıya kalabilirler. Ayrıca, bu durum işverenin iş mahkemelerinde dezavantajlı duruma düşmesine neden olabilir. 2024 yılı itibarıyla işçi özlük dosyası düzenlememe cezası 14.740 TL olarak belirlenmiştir.
Özlük Dosyası Nereye Verilmelidir?
Özlük dosyasının ilk ve en önemli adresi, insan kaynakları departmanıdır. Bu departman çalışanların işe giriş ve çıkış süreçlerini yönetir, personel bilgilerini günceller ve gerektiğinde bu bilgileri denetimler için hazır bulundurur. İnsan kaynakları, özlük dosyasının doğru ve eksiksiz tutulmasından sorumludur.
Evraklarda yer alan kişisel bilgiler, gizlilik ilkesine uygun olarak saklanmalıdır. Bu bilgiler, yalnızca yetkili personelin erişimine açık olmalı ve izinsiz erişimlere karşı korunmalıdır. Şirket içi güvenlik protokollerine uygun olarak, özlük dosyalarının güvenliği sağlanmalıdır. Özlük dosyalarının üçüncü kişilerle paylaşımı, çalışanın izni olmadan gerçekleştirilemez.
Özlük dosyaları, gerektiğinde hukuki süreçlerde veya resmi denetimlerde kullanılmak üzere belirli sürelerce saklanmalıdır. İş müfettişleri veya diğer yetkili denetim organları, özlük dosyalarını inceleyerek işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirip getirmediğini kontrol edebilir. Bu nedenle dosyaların düzenli ve erişilebilir bir şekilde muhafaza edilmesi büyük önem taşır.
Gelişen bulut sistemleriyle birçok şirket, özlük dosyalarını dijital ortamda da bulundurur. Elektronik arşiv sistemleri, belgelerin daha güvenli ve kolay erişilebilir olmasını sağlar. Fiziksel dosyalar taranarak dijital arşivlere eklenir ve gerektiğinde yetkili kişiler tarafından erişilebilir hale getirilir. Siz de Passgage’ın arşivleme sistemlerinden faydalanarak önemli bilgileri güvenle saklayabilirsiniz.
SSS
Özlük Dosyası Neden Önemlidir?
Özlük dosyası, hem işveren hem de çalışan için birçok açıdan önem taşır. İşveren açısından, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, personel yönetiminin etkin bir şekilde yapılması ve denetimlerde gerekli belgelerin hazır bulundurulması açısından önemlidir. Çalışan açısından ise haklarının korunması, performans değerlendirmelerinin ve izin kayıtlarının düzenli bir şekilde tutulması açısından kritiktir.
Özlük Dosyası Nasıl Saklanmalıdır?
Özlük dosyaları, güvenli ve erişimi kontrollü bir yerde saklanmalıdır. Fiziksel dosyalar için yangın, su baskını gibi fiziksel tehlikelere karşı korunaklı dolaplar tercih edilmelidir. Elektronik dosyalar ise şifrelenmiş güvenli sunucularda muhafaza edilmelidir. Dosyaların sadece yetkili personel tarafından erişilebilir olması büyük önem taşır.
Özlük Dosyası Nasıl Güncellenir?
Özlük dosyasını güncellemek, personelin işe başladığı andan itibaren devam eden bir süreçtir. Güncelleme işlemi, çalışanın kişisel bilgilerinde, iletişim bilgilerinde veya yasal belgelerinde herhangi bir değişiklik olduğunda yapılır. Ayrıca performans değerlendirmeleri ve izin kayıtları gibi belgeler de düzenli olarak güncellenmelidir. İnsan kaynakları departmanı, bu bilgilerin doğruluğunu sağlamak için periyodik olarak dosyaları gözden geçirmelidir.
Personel Özlük Hakları Nelerdir?
Personel özlük hakları, çalışanların işe giriş çıkış süreçlerinde sahip oldukları hakları kapsar. Bu haklar arasında ücret hakkı, yıllık izin hakkı, sağlık raporu hakkı, çalışma koşulları hakkında bilgilendirilme hakkı ve iş sözleşmesinde belirtilen diğer haklar bulunur. Çalışanlar, özlük dosyalarında yer alan bilgilerin doğruluğunu kontrol etme ve gerekli durumlarda düzeltme talep etme hakkına sahiptir.
Özlük Dosyası Hazırlanmazsa Ne Olur?
Özlük dosyasının hazırlanmaması, işveren için ciddi yasal sonuçlar doğurabilir. İş Kanunu’nun ilgili maddelerine göre, özlük dosyasını düzenlemeyen işverenler idari para cezaları ile karşı karşıya kalabilir. Ayrıca özlük dosyalarının eksik veya hatalı tutulması durumunda iş mahkemelerinde işveren aleyhine sonuçlar doğabilir. Çalışanların haklarının korunması ve iş ilişkilerinin düzenli bir şekilde yönetilmesi için özlük dosyasının eksiksiz bir şekilde hazırlanması şarttır.
Kaynakça
http://nek.istanbul.edu.tr:4444/ekos/TEZ/47625.pdf
https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=4857&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5
https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=1475&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5
