İnsan kaynakları yazılımı, çalışanların ve yönetimin tam potansiyelini ortaya koymalarına yardımcı olmak için özel olarak tasarlanır. İsminden de anlaşılabileceği üzere bir şirketteki insan kaynağının doğru şekilde yönetilmesini sağlar. Üretkenliği ve genel çalışan memnuniyetini artırmak için her ölçekteki işletmede kullanılır. İK yazılımı içerisinde genellikle işe alım, işgücü yönetimi, zaman planlaması ve bordro yönetimi gibi alanlar da yer alır. Böylece işletmenizde bütüncül bir sistem kurabilir, yazılım sayesinde çalışanlarınızı ve süreçleri birbirine entegre edebilirsiniz.
İçerik Tablosu
İnsan kaynakları yönetim yazılımı çeşitlerinden en iyi şekilde yararlanmak için istiyorsanız işletmenize uygun bir program tercih etmeniz gerekir. Doğru yazılımı seçerek İK süreçlerini kolaylaştırabilir ve işletmenizin genel verimlilik düzeyini artırabilirsiniz. Bu nedenle İK yazılım programları arasından tercihte bulunmadan önce uygulamaların sistem işlevselliğine, kullanıcı deneyimi/arayüzüne, entegrasyon yeteneklerine, veri güvenliğine ve destek/eğitim özelliklerine bakmanız gerekir.
İnsan Kaynakları Yazılımı Nedir?
İnsan kaynakları yazılımı nedir sorusuna, istihdam yaşam döngüsü boyunca işletmenizdeki insanları yönetmenize yardımcı olan dijital bir çözüm şeklinde yanıt verilebilir. İK yazılımları, idari işlerin kolaylaştırılmasını sağlayarak çalışan bilgilerini düzenli ve güvenli bir şekilde muhafaza etmenize olanak tanır. Ayrıca veri paylaşımı ve işbirliği noktasında da kullanıcılara yardımcı olur. Acil durumlar yaşandığında gerçek zamanlı bir şekilde geri bildirimlerde bulunmanıza imkân tanır. Aynı zamanda personel bilgisi gibi önemli verileri kâğıda basılı bir şekilde saklama gereksinimini ortadan kaldırarak daha çevre dostu sistemlerin inşa edilmesini sağlar.
İK Yazılımının Önemi Nedir?
En iyi insan kaynakları yazılımı hangisi sorusuna, bir işletmenin tüm ihtiyaçların yanıt veren özellikleri bünyesinde barındıran yazılım şeklinde yanıt verilebilir. İK yazılımı kullanmanın önemi ve işletmelere sunduğu avantajlar şu şekilde sıralanabilir;
- İnsan kaynakları yönetimi yazılımı kullanmak her şeyden önce kâğıt kullanımını minimuma indirir. Böylece daha sürdürülebilir bir çalışma sistemi kurulmasını mümkün hâle getirir.
- Manuel işleri otomatikleştirmesi sayesinde süreçlerin daha verimli bir şekilde yürütülmesini sağlar. Ayrıca arşivleme ihtiyacını ortadan kaldırarak dokümanların daha düzenli bir biçimde saklanmasını mümkün kılar.
- Bu yazılımlar sayesinde bütün bilgilere dijital bir ortam üzerinden erişebilirsiniz. Böylece çalışanlarınızla ilgili herhangi bir bilgiye ulaşmanız gerektiğinde yazılımlardan yardım alabilirsiniz.
- İnsan kaynakları departmanının operasyon maliyetlerinde büyük bir düşüş avantajı elde edebilirsiniz.
- Tekrarlayan görevleri otomatikleştiren yazılımlar, insan kaynakları personellerinin iş yükünü hafifletir. Böylece çalışanlar, katma değeri daha yüksek olan işlerle ilgilenebilir.
- İnsan kaynakları yazılım programları bütün verileri tek bir platformda entegre etmenize imkân tanır. Veri bütünlüğü sağlayarak İK’nın bütün bilgilere erişmesini sağlayabilirsiniz.
- Bu yazılımlar, aynı zamanda yasal mevzuatlara uygun kalmanıza da yardımcı olur.
- Yazılım sayesinde İzin, maaş, bordro ya da avans gibi tüm personel bilgilerine tek platform üzerinden erişebilirsiniz. İK yazılımlarında bulunan gelişmiş raporlar sayesinde personel verilerinden anlamlı bilgiler elde edebilirsiniz.
Kısacası İnsan Kaynakları yazılımları iş süreçlerinin modernleşmesine yardımcı olur. Daha verimli bir süreç kurgulamanıza imkân tanır ve personel bilgilerini tek bir yerde güvenli bir biçimde saklamanızı sağlar.
İK Yazılımına Ne Zaman Yatırım Yapılmalıdır?
Bu alana yatırım yapmak için belirli bir süre beklemenize gerek yoktur. Yazılım İK sistemleri, işletmenizin başlangıçtan itibaren modern ve verimli bir altyapıya sahip olmanızı sağlayarak süreci kolaylaştırır. Çalışan sayısı artmaya başladıkça İK yönetimi karmaşık hâle gelebilir. Başlangıçtan itibaren İK yazılımına sahip olan işletmeler ise bu süreci daha rahat bir şekilde atlatabilir. Bu kaynaklara yatırım yapmak, işletmelerin başlangıç aşamasından itibaren düşünmesi gereken önemli bir stratejidir. Özellikle çalışan sayınız arttığında verileri düzgün bir şekilde tutamadığınızı fark ediyorsanız en kısa sürede yazılım desteği alabilirsiniz.
İK Yazılımı Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?
İnsan kaynakları için yazılım seçerken bazı kriterleri dikkate alarak ilerlemeniz gerekir. Aşağıdaki maddeleri inceleyerek nasıl seçim yapabileceğiniz hakkında fikir edinebilirsiniz.
- Kullanıcı arayüzü, seçim yaparken dikkat edilmesi gereken önemli kriterler arasında yer alır. Eğer satın aldığınız İK yazılımı sezgisel ve basit bir arayüze sahip değilse yazılımın sunduğu avantajlardan yararlanmakta zorlanabilirsiniz.
- Tercih edeceğiniz yazılımın veri analizi yeteneğine sahip olup olmadığına dikkat etmelisiniz. Veri analitiği, İK çalışanlarının bilinçli karar vermelerini ve yeni stratejilere geliştirmelerine yardımcı olur.
- Seçilen yazılımda siber tehditlere karşı koruma sağlamak amacıyla şifreleme, çok faktörlü kimlik doğrulama ve düzenli yedekleme gibi güvenlik önlemleri olmalıdır. Veri güvenliğini garanti altına almak için bu özelliklere sahip seçeneklere yönelmenizde fayda var.
- Yazılım seçimi yaparken programın entegrasyon yeteneklerini dikkatli bir şekilde incelemeniz oldukça önemlidir. Entegrasyon yeteneğine sahip olan uygulamalarla süreçleri optimize edebilir, zaman ve maliyetten tasarruf edebilirsiniz.
- İnsan kaynakları için yazılım tercih ederken satıcının uzman desteği sağladığından emin olmalısınız. Herhangi bir problem yaşadığınızda satıcının yazılımın kurulumu ya da kullanımıyla ilgili destek sunması son derece önemlidir.
Siz de zaman yönetimi, performans takibi ve çalışan yönetimi konularında yetkin olan Passgage ile iletişime geçebilir; işletmenizi güçlendirecek çözümlere kolayca ulaşabilirsiniz. Uzman desteği, veri güvenliği, kullanıcı dostu arayüzü ve birçok özelliğiyle kullanıcılarına avantajlar sunan Passgage sayesinde işletmenizin dijital dönüşümünü hemen tamamlayabilirsiniz.
Kaynaklar:
https://www.kumsalajans.com/blog/web-ve-mobil-yazilim/insan-kaynaklari-yonetimi-yazilimlari-faydalar
https://uzemigunsem.gedik.edu.tr/blog/insan-kaynaklari-yazilimi-nedir
